外交官爸爸写给儿子的100封信 第56封 学会写出更好的商业信函

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商业书信中如果使用了很多私信中常用的喜悦之事、隐喻、比喻、对照法、警句，会让人觉得啼笑皆非，非常奇怪。最好是行文工整、语句顺畅。注意到句中的每一个细节。

你马上要迈入第一步而成为一个社会人了，我一直非常希望有朝一日你能成就一番大事业。在这个世界上只要努力，任何一件事情都可以实现。但是同时，你对任何一件事情必须集中精神，全神贯注。

我以写信为例，希望能提出一番对你有帮助的忠告。我认为通过书信人们可以了解一个社会人应该具备的许多常识。

例如，写商业信的时候，清楚、明晰最重要。要让即使是世界上最笨的人来读，也不至于错悟其意，不会使人第一次看时无法了解信中的大意而重读一次。要做到这一点就非得明确不可了。除此之外，写得正确，不失格调也是非常必要的。

商业书信中如果使用了很多私信中常用的喜悦之事、隐喻、比喻、对照法、警句，会让人觉得啼笑皆非，非常奇怪。最好是行文工整、语句顺畅，注意到句中的每一个细节。如果以服装来作比喻的话，最好是穿着正式的晚宴礼服，饰品过多，或者穿着过于繁琐，都不恰当。

当你写完之后，每一个段落都要以第三者的眼光来反复读它，并检讨反省是否会有让别人误解的地方。

使用代名词或指示代名词时要特别小心，因为“这个”‘那个”、“当事人”等等所指太多时，容易招致误解，所以即使稍微冗长一些，最好还是能明确地指出“×××先生”或“×××事件”。

如果你以为是在写商用书信，语气上就可以不太恭谨，或有欠礼貌的话，这是绝对不允许的。

尤其是驻海外的外交官，在写信回国的时候，通常是写给他的上司，或者支援者(或者希望成为他的支援者的人)，在这一点上更应该特别注意了。

信纸的折法、信封的封法、署名，都可表现出一个人的人格；会给人良好的印象，，或恶劣的印象，那就各有所不同了，虽然你并不这么认为，但是这些小细节最好别疏忽了。

有一样东西虽然在商用书信上并不特别需要，但是我认为如果有的话是比较好的，那就是品格。词藻不必修饰得太优美，但是语句必须流畅，意思表达清楚，这些都是非常重要的。虽然商用书信也有许多修饰的要点，但是你的基础尚未稳固，我不想这么快就和你谈到有关修饰的问题。

不论文字或文体，修饰过多只会带来反效果，简洁、高雅，而且让人觉得有威严，这是最好的，但是要写到这个境界仍然需要非常用心。

文章的长度不宜太长，也不可太短，以使意思明了的长度最合适，如果你修饰过多而产生错误，只会招致别人的取笑，这一点要特别注意。

我一直不了解你的字为什么会写得如此潦草，一个平常用眼睛和手来写字的人，应该可以写出非常整齐、美观的文字。我只能期望你将字练好一点。

另外一个忠告就是，不要成为只“关心小事，疏忽大事”的人。我并不想像写作范本一样，一字一句地仔细叮咛，或教导你一些写作的技巧。但是，身为一个社会人，你必须尽早学会商用书信的写作方法，所以以上各点希望你能确实实践。

现在只要养成把字写得漂亮的习惯就够了，如此一来，当你需要写信给身分高的人时，就不必为了字这种细微的小问题而烦恼，可以将全副精神集中在内容上。

有一个男人在年轻的时候因为书读的不多，学习不足，所以即使一件小小的事情都会吸引住他全部的注意力，大事的操纵能力反而欠缺了，于是常常受人嘲笑，有人笑他：“关心小事，疏忽大事”，必须处理大事的时候，他的注意力却仍然只能集中在小事情上。

你现在处在只处理小事的时期，应养成即使再小的事情也能将它做得完美无缺的习惯，那么，或许不久的将来你会被委以重任，到时候你就不再需要为小事而心烦了。

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